Privacyverklaring van volksdansgroep At va’ani te Gouda K.v.K.nr.40465653    Mei 2018

1. Inleiding

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren, zoals een ledenadministratie. Deze eisen zijn:

*toestemming van het lid voor het verwerken van diens gegevens;

*juist en nauwkeurig bijhouden van de ledengegevens;

*beveiligen van de ledengegevens;

*op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen ledengegevens;

*uitsluitend gebruik van de ledengegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Conform de AVG is het At va’ani toegestaan persoonsgegevens te verwerken.

2. Personen

Definities: At va’ani kent als personen:

a. Leden van de vereniging: leden dansen op de wekelijkse dansavond.

b. Oud-leden: zij die hebben aangegeven niet meer te willen dansen, maar die nog wel op de mailinglijst willen staan. (Zie punt 3f)

c. Donateurs van de vereniging: dit zijn personen die eens per jaar een bedrag aan de vereniging betalen en daarvoor de verenigingsmailing ontvangen en enkele malen per jaar kunnen meedansen.(Zie Huishoudelijk reglement)

d. Dansleiders/dansleidsters: diegenen die de danslessen verzorgen.

e. Ereleden.

Daarnaast kent At va’ani nog :

a. Zakelijke relaties zoals Sportpunt van de gemeente Gouda (voor de zaalhuur ; zij krijgen geen persoonsgegevens.)

b. En Stichting Interdans. Zij krijgen jaarlijks alleen de namen van de leden i.v.m. de verzekering.

3. Leden en oud-leden

Voor het kunnen communiceren met de leden is het volgende m.b.t de registratie van persoonsgegevens van toepassing:

a. Elk lid heeft een inschrijfformulier ingevuld met de volgende gegevens: voornaam *, tussenvoegsel, achternaam *, adres *, postcode *, woonplaats *, telefoonnummer *,wel of geen toestemming voor foto’s op website en andere sociale media*, banknummer*,e-mailadres, geboortedatum (NB * zijn verplichte gegevens).

b. Bovenstaande gegevens worden gebruikt voor:

*Het innen van contributie.

*Het bijhouden van het ledenaantal.

*De aanschaf van een verzekeringspakket via Interdans

*Communicatie over verenigingszaken (Nieuwsbrieven, uitval van lessen enz.)

c. Vanaf heden geeft het lid ook aan dat:

*Zij/hij instemt met de wijze van registratie van gegevens, zoals hier verwoord is.

*Via een apart formulier of het inschrijfformulier (nieuwe leden)

d. De penningmeester en secretaris houden een digitaal overzicht bij van deze gegevens. Beide bewaren een back-up van alle administratie. Het kan zijn dat ook één van de andere leden van het bestuur een deel van dit overzicht heeft in de vorm van een ledenlijst (naam, adres en telefoonnummer i.v.m. onderstaand derde doel ).

De gegevens worden gebruikt :

*om alle leden informatie te kunnen toesturen over activiteiten van At va’ani. (secretaris)

*om bij te houden of elk lid contributie betaald heeft. (penningmeester)

*specifieke vragen aan een lid (ledenlijst; andere leden van het bestuur)

e. De ledenlijst wordt ook gebruikt door een vrijwilliger die kaartjes stuurt naar de leden in geval van ziekte e.d.

f. Als een lid aangeeft te willen stoppen met dansen, wordt haar/hem gevraagd

*of de persoonsgegevens nog in de administratie bewaard mogen worden voor ev. reünies e.d.

*of zij/hij op de hoogte gehouden wil worden van nieuwsberichten van At va’ani.

Afhankelijk van het antwoord van het oud-lid worden de gegevens wel of niet verwijderd uit de administratie.

g. De ledenlijsten worden in de financiële administratie bewaard, omdat daarop staat aangegeven wat er aan contributie betaald is. De financiële administratie blijft, conform de wettelijke belastingregels, 7 jaar bewaard.

h. De vereniging houdt een “smoelenboek” bij op papier in de zaal en de foto’s worden digitaal op een usb-stick bewaard bij diegene die het smoelenboek beheert.

i. De vereniging houdt per les een presentielijst bij om te kunnen zien of we leden al een tijdje niet hebben gezien (Ziekte of iets anders). Aan het eind van het dansseizoen wordt deze vernietigd.

j. De telefoonnummers worden ook gebruikt voor de groepsapp en de bellijst. Deze worden gebruikt als de les plotseling niet doorgaat. De bellijst wordt verstuurd aan de leden die er zelf opstaan.

4. Vragen en klachten

Vragen over privacy bij At va’ani kun je via voorzitter@at-vaani.nl stellen. Ook voor een klacht of melding kun je hier terecht. Van elke melding worden de nodige gegevens geregistreerd:

*waar de gebruikte gegevens vandaan komen ; wat er met de gegevens is gebeurd.

*wie er betrokken is .

*of er schade is ontstaan en hoe die zoveel mogelijk te herstellen is .

*of er stappen nodig zijn om herhaling te voorkomen.